Kenapa perlu Company Secretary @ Setiausaha Syarikat?

Kenapa perlu Company Secretary @ Setiausaha Syarikat?

A. TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN

1. Setiausaha Syarikat akan menyediakan dokumen Memorandum dan Arikel (M & A) bagi setiap syarikat mengikut jenis perniagaan. Peraturan dan Perlembagaan yang tertera di dalam M & A kekadang berbeza bagi setiap Syarikat. Sebagai contoh perkara mengenai Perlantikan Pengarah, Penjualan Saham, Bilangan Ahli dan sebagainya. Antara dokumen lain seperti Borang 13A, Borang 24, Borang 49, Borang 44 dan berbagai borang lagi.
2. Setiausaha Syarikat berkebolehan dan memahami akan pekara yang berkaitan dengan Undang-undang Syarikat (Akta Syarikat) dan Peraturan-peraturan.
3. Setiausaha Syarikat perlu memastikan akan pematuhan prosedur yang betul dipatuhi selaras dengan M & A Syarikat yang tertera dan juga Akta Syarikat. 1965.
4. Adalah menjadi tanggungjawab Setiausaha Syarikat memastikan setiap dokumen asal yang disimpan oleh Setiausaha Syarikat adalah sama dengan salinan yang diberikan seperti yang tertera didalam Buku Berkanun (Statutory Books), Buku Pendaftaran (Register Books) dan Dokumen Setiausaha (Secretarial Files).
5. Setiausaha Syarikat juga perlu memahami dengan sewajarnya akan “Kod and Etika Setiausaha Syarikat” yang dibuat oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) yang dulu dikenali sebagai Pendaftar Syarikat (ROC) dan mendokumenkan secara terang akan tanggungjawab dan peranan Setiausaha Syarikat dan kod etika praktis.

B. PERKARA PEMATUHAN DAN UNDANG-UNDANG

1. Pihak Setiausaha Syarikat perlu memastikan bahawa sebarang perubahan didalam Maklumat Berkanun (Statutory Information) hendaklah telah lengkap sepenuhnya selarasnya dengan borang-borang yang berkaitan dan juga pendaftaran kepada SSM dalam tempoh yang telah ditetapkan.
2. Pihak Setiausaha Syarikat perlu menasihatkan Lembaga Pengarah untuk mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan Syarikat (Annual General Meeting – AGM) pada masa yang bersesuaian dan berkaitan
3. Setiausaha Syarikat yang menjaga Syarikat Awan Tersenarai (Public Listed) perlu sentiasa bersedia berkenaan Pendedahan Maklumat (Disclosure Requirements) oleh Bursa Saham Kuala Lumpur dan Sekuriti Komision (Securities Commission) dan menasihati akan :
   (aPihak Lembaga Syarikat hendaklah menasihati secara teratur dan tepat akan maklumat berkaitan yang perlu didedahkan.
   (b) Pihak Setiausaha Syarikat perlu menyediakan Borang pendedahan maklumat yang bersesuaian dan membantu pihak Lembaga Syarikat melengkapkan borang tersebut.
4. Pihak Lembaga Syarikat perlu menasihatkan Para Pengarah bagi mendedahkan maklumat mengenai Waran Para Pengarah.
5. Pihak Lembaga Syarikat perlu menasihatkan Para Pengarah berkenaan tanggungjawab mereka berkaitan dengan pendedahan maklumat kepentingan mereka didalam kontrak atau memegang harta atau pejabat yang memungkinkan wujudnya kepentingan yang bertindih.
6. Setiap pengistiharan yang di buat oleh Pengarah hendaklah direkodkan dibawah seksyen berkaitan dan Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah pada ketika ianya dibuat.
7. Pihak Setiausaha Syarikat hendaklah menasihatkan akan Pengarah supaya menyediakan secara bertulis berkenaan maklumat kepada Syarikat :
   (a) Maklumat berkaitan dengan Saham, Debentur, Kepentingan Bersama, Hak dan Pilihan Saham, dan Kontrak yang berkaitan bagi tujuan pematuhan kehendak Akta Syarikat.
   (b) Maklumat sebarang perubahan berkenaan pekara diatas.
   (c) Peristiwa dan pekara yang menjejaskan atau berkaitan dengan Pengarah yang berkaitan bagi tujuan pematuhan Syarikat dengan Akta Syarikat.
   d) Tarikh yang berkaitan dengan umur Pengarah Syarikat atau Anak Syarikat (Subsidiary) bagi Syarikat Awam yang akan atau mencecah 70 tahun.
8.  Setiausaha Syarikat perlu berkebolehan mengenai Undang-undang Sekuriti dan Peraturan bagi menasihati Pengarah Syarikat Awam berkenaan Pendedahan Maklumat yang termasuk didalam kategori ini :
   (a) Pendedahan Penganti Pemegang Saham (Substantial Shareholdings Disclosure)
   (b) Peraturan akan berkenaan Saham Pengarah · Peraturan akan Pengistiharan dan Pelaporan
   (c) Pihak Setiausaha Syarikat hendaklah berkebolehan mengenai polisi pendedahan yang berterusan oleh Bursa Saham Kuala Lumpur supaya dapat memberikan nasihat cepat kepada Lembaga Syarikat.

C. MESYUARAT SYARIKAT

1.  Pihak Setiausaha Syarikat perlu berkebolehan mengetahui akan prinsip asas undang-undang Mesyuarat. · Pihak Setiausaha Syarikat hendaklah menasihatkan Para Lembaga Pengarah mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) sekurang-kurangnya sekali dalam tahun kalendar. AGM ini perlu diadakan walaupun Syarikat tersebut aktif atau tidak (Dormant). Jika tidak dilaksanakan, penalti akan dikenakan.
2. Peranan Setiausaha Syarikat dalam menyelia mesyuarat syarikat adalah semata-mata sebagai pentadbir mesyuarat dan juga termasuk :
   (a) Mengatur dan berkerjasama dengan Pengerusi dan atau Pengarah Urusan berkenaan dokumen dan agenda
   (b) Menyediakan Buku dan Bilik Mesyuarat
   (c) Menghadirkan diri dan merekodkan Minit Mesyuarat
   (e) Memainkan peranan sebagai Penasihat kepada Pengerusi dan Lembaga Pengarah
   (f) Menyerahsimpan dokumen-dokumen berkaitan
3.  Minit dan Resolusi Mesyuarat yang disediakan haruslah mencerminkan mesyuarat yang diadakan dan didokumentasikan secara bertepatan, ringkas dan padat dan menggunakan bahasa yang mudah.
4. Hasil dari Minit Mesyuarat dan Resolusi hendaklah disediakan melalui Kepala Surat Syarikat (Company’s Letterhead) dan disahkan oleh Pengerusi Mesyuarat dan/atau Setiausaha Syarikat.
5. Pihak Setiausaha Syarikat hendaklah membentangkan kesemua Resolusi Pengarah yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Lembaga Terdahulu pada Mesyuarat Lembaga yang akan datang sebagai peringatan.