Biasanya setiap syarikat mempunyai Setiausaha Syarikat. Apakah sebenarnya peranan mereka?
Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk membantu lembaga pengarah bagi memastikan syarikat mematuhi kehendak Akta Syarikat seperti:
- Mengambil minit dan mempastikan ianya tersimpan dengan selamat.
- Mempastikan syarikat menyerahsimpan maklumat-maklumat dan dokumen-dokumen tertentu seperti pertukaran pengarah, retan tahunan dan akaun beraudit kepada Pendaftar Syarikat (SSM).
- Memberi nasihat kepada pengerusi syarikat dan para pengarah lain berkenaan pematuhan Akta Syarikat.
Sebab itulah setiausaha syarikat dikira sebagai Pegawai (Officer) syarikat. Oleh yang demikian, mereka tidak boleh bersubahat dengan juruaudit syarikat dengan menawarkan perkhidmatan audit kepada syarikat kerana ini melanggar kehendak kebebasan juruaudit.
Bagi syarikat yang besar, peranan setiausaha syarikat adalah lebih luas. Mereka juga menasihati lembaga pengarah berkenaan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan industri yang diceburi oleh syarikat. Sebab itulah, ramai di antara setiausaha syarikat adalah peguam.
Mereka juga sering dirujuk oleh lembaga pengarah berkenaan perkara-perkara yang berkaitan dengan susunatur tadbirurus dan bagaimana lembaga pengarah boleh berperanan dengan lebih efektif.
Oleh itu, bila anda hendak memilih setiausaha syarikat anda, janganlah hanya memilih yang hanya menguruskan borang-borang berkanun sahaja. Mereka seharusnya boleh berperanan dengan skop yang lebih luas. Sudah tentunya anda perlu mebayar yuran perkhidmatan yang bersesuaian tetapi cuma bandingkan dengan nilai yang lebih banyak yang diperolehi oleh lembaga pengarah dan pengurusan syarikat.
Artikle ini disumbangkan oleh Tuan Nik Hasyudeen.
